Como fazer ata de assembleia de condomínio a partir da gravação

A assembleia termina às 22h40. O síndico promete enviar a ata “até o fim da semana”. Três semanas depois, ela ainda não saiu. Quando finalmente sai, alguém alega que não estava lá, que o quórum não fechou ou que a pauta nunca foi convocada.

A ata é o documento que prova as deliberações do condomínio. É ela que o banco pede para reconhecer quem representa o prédio, que sustenta a cobrança da cota aprovada e que evita que a assembleia seja refeita porque ninguém lembra o que foi decidido. Escrevê-la de memória, dias depois de uma reunião de duas horas, é a receita clássica da ata contestada.

Existe um caminho melhor: gravar a assembleia, transformar o áudio em texto e montar a minuta a partir da transcrição. Este post reúne o que a ata precisa ter por lei, o que a lei diz sobre gravar e o fluxo completo para sair da reunião com o documento quase pronto.

O que a lei exige da sua ata

O Código Civil não descreve um “modelo de ata”, mas as peças que tornam a deliberação válida aparecem espalhadas nos artigos. Juntando tudo, a ata precisa registrar:

Duas obrigações que antecedem a ata: a assembleia geral ordinária acontece anualmente para aprovar o orçamento, as contribuições e a prestação de contas (art. 1.350), e nenhum condômino pode ficar de fora da convocação. Se um condômino não for convocado, a assembleia não pode deliberar (art. 1.354). Não é formalidade: é o vício mais fácil de alegar depois.

Quórum em duas frases

Em primeira convocação, as deliberações exigem maioria de votos dos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais (art. 1.352). Em segunda convocação, a maioria dos presentes basta, salvo quórum especial (art. 1.353).

Quórum especial que aparece sempre: alterar a convenção ou mudar a destinação do edifício depende de 2/3 dos votos (art. 1.351). A regra prática para a sua ata: se ela não mostra de onde saiu o número que valida cada deliberação, a deliberação fica indefensável na primeira contestação.

Por que escrever a ata ao vivo quase sempre falha

Quem anota ao vivo não participa. Quem participa não anota. E a assembleia de condomínio tem um agravante que a reunião de trabalho não tem: uma discussão que se arrasta entre vizinhos sobre valor de cota, obra na garagem e eleição de conselheiro gera dezenas de falas por minuto, com apartes, votos nominativos e pedidos de constar em ata.

A solução é a mesma que já funciona para ata de reunião presencial com IA: grave a conversa, transforme o áudio em transcrição e só então redija a ata a partir do texto completo, não da memória.

O fluxo: gravar, transcrever, montar a minuta

1. Avise que está gravando e grave. A gravação não é o documento oficial, é a sua fonte. Coloque o celular no meio da mesa, em viva-voz, com bateria carregada. Os detalhes práticos de como gravar uma reunião presencial pelo celular estão neste guia.

2. Envie o áudio ao Sintesy. Você sobe o arquivo e a transcrição em português sai pronta, junto com o resumo da conversa. Se a assembleia foi online por Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom, o bot da Sintesy pode entrar na reunião e fazer o trabalho sem você mexer no celular.

Sobre limites, para não ter surpresa: no plano gratuito, cada arquivo pode ter até 20MB e o processamento diário é de 60 minutos de áudio. Uma assembleia de duas horas costuma passar disso já comprimida, então a conta real é dividir o arquivo em partes ou usar o plano Pro, que aceita arquivos de até 2GB e transcrições ilimitadas.

3. Transforme a transcrição em minuta. Abra o resumo para reconstituir a estrutura da discussão e trabalhe por deliberação: o tema, o que foi votado, o resultado, as frações a favor. Quando a conversa gera decisões e tarefas concretas, o Sintesy também monta um checklist de itens com dono, que serve de esqueleto para a parte executiva da ata: quem ficou com cada pendência.

4. Feche o documento no mesmo dia. Preencha os itens da tabela acima, cole as assinaturas dos presentes ainda no salão (colher assinatura semanas depois é o erro clássico) e arquive no livro de atas. Para mandar ao conselho ou à administradora, dá para exportar em PDF ou DOCX direto da plataforma.

Pode gravar a assembleia? Sim, com dois cuidados

Não há na legislação brasileira proibição de gravar assembleia condominial da qual você participa. A gravação é, na prática, uma legítima defesa documental do que foi dito por todos, inclusive por quem depois discorda. Os cuidados:

• Avise no início da sessão que a reunião está sendo gravada. Dá transparência e desarma quem queira alegar surpresa depois.
• Não divulgue a gravação. Voz é dado pessoal protegido pela LGPD (Lei 13.709/2018). Usar o áudio para lavrar a ata interna é uma coisa; postar o áudio em grupo ou redes sociais é outra, e essa exige consentimento dos gravados.

A transcrição entra como material de trabalho, não substitui a ata. O documento oficial continua sendo a minuta aprovada e assinada.

Assembleia online ou híbrida

Desde 2022, a lei reconhece a assembleia eletrônica (art. 1.354-A, incluído pela Lei 14.309/2022). A convocação, a realização e a deliberação podem ser eletrônicas, inclusive em formato híbrido, com presença física e virtual ao mesmo tempo, desde que a convenção não vede e que voz, debate e voto sejam preservados. O detalhe que interessa aqui: nesse formato, a ata também é eletrônica, lavrada só depois da soma dos votos.

E há um ponto novo que joga a favor de quem transcreve: se a deliberação exigir quórum especial e ele não for atingido, a assembleia pode se converter em sessão permanente (art. 1.353, §1º), e a lei manda lavrar uma ata parcial com “transcrições circunstanciadas de todos os argumentos” até então apresentados, enviada aos condôminos ausentes. Ou seja: em pelo menos uma hipótese, a própria lei exige um registro minucioso da discussão, não só do resultado. Manter uma transcrição pesquisável da reunião deixa esse trabalho pronto antes de o problema existir.

Quando a ata precisa ir ao cartório

A regra que circula entre síndicos (“ata de assembleia tem que ser registrada em cartório”) é meia-verdade. Não existe obrigação geral, na lei federal, de registrar toda ata de condomínio. O registro no Cartório de Registro de Títulos e Documentos aparece na prática por dois motivos: a convenção do seu condomínio pode exigir, e terceiros como bancos e fornecedores costumam pedir a ata de eleição registrada para reconhecer a representação do síndico. A Lei 14.382/2022 modernizou o rito eletrônico dos cartórios, e provimentos estaduais recentes (como o Provimento 39/2024 da CGJ gaúcha) vêm padronizando o registro dessas atas no Livro B do RTD.

A decisão prática: se na pauta houve eleição de síndico ou mudança que afete terceiros, registre. Se foi assembleia ordinária sem eleição, o registro raramente agrega. E lembre do prazo de comunicação: o síndico deve comunicar aos condôminos o que foi deliberado nos oito dias seguintes à assembleia (Lei 4.591/1964, art. 24, §2º). Ata pronta no mesmo dia faz esse prazo ser cumprível.

Erros que anulam (ou quase) uma assembleia

• Deliberar assunto fora da convocação. O registro vira discussão, não deliberação. Se o tema surgiu no meio da sessão, marque como “pauta para próxima assembleia”.
• Não registrar o quórum de cada votação. A deliberação é válida porque a maioria foi atingida. Número que não está na ata não existe.
• Esquecer de convocar um condômino. A assembleia não delibera se todos não foram convocados (art. 1.354). Emissivo de convocação guardado vale mais que memória.
• Colher assinaturas depois. Quem discorda do resultado simplesmente não volta para assinar.
• Ata sem data de mandato na eleição. Mandato maior que 2 anos fere o art. 1.347.

Perguntas frequentes

A gravação da assembleia vale como ata? Não. A ata é a minuta redigida, aprovada e assinada. A gravação e a transcrição são a fonte que garante que nada dito ficou de fora.

Quem pode redigir a ata? Quem presidir a mesa, normalmente o síndico ou o secretário nomeado na sessão. A transcrição não muda quem assina, apenas elimina o trabalho de reconstruir a discussão de cabeça.

Assembleia virtual também precisa de ata? Sim, e ela também pode ser eletrônica, lavrada após a soma e a divulgação dos votos (art. 1.354-A, §3º).

O plano gratuito dá conta de uma assembleia? Para assembleias curtas, sim: 60 minutos de áudio por dia, arquivo de até 20MB e 10 sínteses por dia. Para a assembleia de duas horas típica, o caminho limpo é dividir o áudio em partes ou usar o plano Pro (R$ 39,90/mês ou R$ 149,90/ano), com arquivos de até 2GB e transcrições ilimitadas.

A assembleia boa termina com o documento pronto

O fim da assembleia não é a votação, é a ata assinada. Quando o caminho entre uma e outra é a memória de quem presidiu, o documento sai atrasado, incompleto e contestável. Quando o caminho é uma gravação transcrita, a minuta fica pronta no mesmo dia e a discussão vira registro.

Grave a próxima assembleia, anuncie a gravação no início, suba o áudio e redija a minuta a partir do texto completo. Oito dias depois, quando a lei espera a comunicação aos condôminos, o seu documento já está no livro de atas, assinado.